home > naslag > OR & pvt > Toelichting werkwijze or

Checklist overlegvergadering crisis

Checklist overlegvergadering crisis

Waarom is juist nu crisisoverleg nodig?

De economische crisis waar we nu mee te maken is de grootste sinds 1945 en heeft gevolgen voor vrijwel alle ondernemingen en organisaties. Het Centraal Bureau van de Statistiek (CBS) heeft gemeten dat de terugval van de economie gemiddeld 4,5% is voor het eerste kwartaal van 2009. Er zijn grote verschillende aan te merken tussen de bedrijfstakken. Zo is de terugval in de chemische sector maar liefst 14%. Heeft uw or nog geen overleg over teruglopende omzetten gevoerd met de bestuurder? Dat wordt dan hoog tijd!

De or moet zich snel gaan voorbereiden op het aangekondigde slechte economische klimaat. De gevolgen voor het personeel en de organisatie zullen groot zijn. De or vertegenwoordigt de belangen van het personeel maar ook die van de onderneming als geheel. De or moet daarom goed op de hoogte zijn van de situatie van de organisatie én de ontwikkelingen in de maatschappij, om de afwegingen voor personeel en onderneming te kunnen maken. En om haar achterban te informeren over de stand van zaken. Want gebrek aan informatie leidt tot speculatie en onrust.

Er worden op dit moment belangrijke besluiten genomen waarover de or adviesrecht heeft. Uw or moet niet achter de feiten aanlopen. Samenwerking met de bestuurder is van het grootste belang.

De rechten van de or

Voor het houden van een overlegvergadering heeft de or de volgende rechten:

1. Het recht op ten minste tweemaal per jaar een bespreking van de algemene gang van zaken. Zie WOR art. 24

2. Initiatiefrecht voor het beleggen van een overlegvergadering en kan daarvoor onderwerpen agenderen.

3. Het recht op zeer uitvoerige informatie. Zie WOR artikel 31.

4. Bij (voorgenomen) bedrijfseconomische besluiten heeft de or adviesrecht. Zie WOR artikel 25.

5. Bij (voorgenomen) besluiten over personeelsregelingen heeft de or instemmingsrecht. Zie WOR artikel 27

Hoe kaart uw or de overlegvergadering aan?

1. Bel met de bestuurder en maak een afspraak voor een datum. Agendeer het onderwerp. Eventueel kan dat ook per mail.

2. Geeft deze actie niet het gewenste resultaat? Stuur een schriftelijke uitnodiging. Geef daarop aan dat uw bestuurder schriftelijk dient te reageren. Indien uw bestuurder het overleg weigert moet dit ook schriftelijk en met redenen omkleed worden aangegeven.
   

3. Werkt dit niet? Stuur een nieuwe schriftelijke uitnodiging voor het overleg aan de bestuurder. Voeg daar een kopie van de eerste uitnodiging aan toe en stuur een afschrift ervan aan uw achterban en eventueel ook aan de vakbonden.

4. Reageert de bestuurder niet op uw aandringen? Stuur een nieuwe schriftelijke uitnodiging met een kopie van de vorige uitnodigingen. Stuur  een afschrift aan uw achterban en aan de Raad van Toezicht of de Raad van Commissarissen.

5. Werkt bovenstaande allemaal niet? Stuur een nieuwe schriftelijke uitnodiging -weer met een kopie van de vorige uitnodigingen- en stuur daarvan kopieën aan de bedrijfscommissie van uw eigen branche. Vraag hen om te bemiddelen.

6. Krijgt u geen reactie? Bel dan een advocaat.

De voorbereiding van de overlegvergadering

Stel met uw or een vragenlijst op voor de bestuurder en stuur die voorafgaand aan het overleg aan uw bestuurder. Hieronder een voorbeeld van zo'n vragenlijst:

1. Wat is de omzet van de onderneming in de laatste maanden en hoe is die in vergelijking met dezelfde maanden van vorig jaar?

2. Wat zijn de omzetcijfers in de afgelopen vijf jaar geweest?

3. Wat zijn de winstcijfers van het afgelopen vijf jaar geweest?

4. Wat is de besteding van de winst geweest in de afgelopen vijf jaar?

5. Wat is de verwachting voor winst/verlies voor het jaar 2009?

6. Hoe groot is de personele bezetting in de afgelopen vijf jaar geweest? (Voeg als or hier een opsplitsing naar functies in.)

7. Welk scenario heeft de bestuurder voor ogen voor de onderneming voor de komende twee jaar?

8. Hoe ziet de bestuurder de ontwikkelingen van de voor de onderneming belangrijkste markt(en)?

Voorafgaand aan de overlegvergadering

De or kan pas zinvol vergaderen als er schriftelijke informatie ontvangen is over de ingediende vragen. Die antwoorden worden in de or-vergadering besproken en eventueel voorzien van commentaar dat de or in de overlegvergadering aan de orde stelt.

De overlegvergadering zelf

In de overlegvergadering hoeft de or geen standpunten in te nemen of toezeggingen te doen. De or kan volstaan met het aanhoren van toelichtingen op de stukken. Maar de or kan er ook voor kiezen om het opgesteld commentaar te bespreken.

Het overleg moet het volgende opleveren.:

1. Een helder beeld bij de or van de omvang van de problemen.

2. Inzicht in de besluiten en maatregelen die de bestuurder gaat nemen en een planning van de advies- en eventuele instemmingsaanvragen. Zie ook: Checklist strategisch advies

3. Afspraken over de wijze waarop de achterban wordt geïnformeerd over de gevolgen van de crisis en de rol van de or.

4. Als de onderneming  ernstige gevolgen van de crisis ondervindt, zouden or en bestuurder met een gemeenschappelijke strategie gezamenlijk moeten optreden. Voor meer achtergrondinformatie over de crisis lees het artikel: 'De rol van de or in crisistijd' op de website van BPO Adviesgroep.

Na de overlegvergadering

Van het overleg worden notulen gemaakt, die gezamenlijk vastgesteld worden door de bestuurder en de or.  De bestuurder heeft hier geen vetorecht in. Het nut van notulen is de waarborging van de voortgang van het proces en goede voorlichting aan de achterban. Blijft een overeenstemming achterwege dan kan de or het verslag van de overlegvergadering bespreken in de or-vergadering en van die bespreking de notulen publiceren.

Heeft u naar aanleiding van het bovenstaande vragen of opmerkingen neemt u dan contact op met een van de adviseurs van BPO Adviesgroep via telefoonnummer 033-4321088.