home > naslag > OR & pvt > Toelichting werkwijze or

Checklist Strategisch Advies

Waarom een Checklist Strategisch Advies?

Met behulp van de Checklist Strategisch Advies krijgt de or grip op de strategie van de onderneming. Daarvoor hoeft de or geen eigen ondernemingsstrategie te hebben. Ook de directie hoeft bij de adviesaanvraag niet meteen een kant en klare strategie aan te geven. Met de vragen uit deze checklist kunnen de or en directie een begin te maken met het opstellen van een gemeenschappelijke strategie. Door steeds weer onderstaande punten aan de orde te stellen ontstaat er tussen or en directie tot een proces van strategieontwikkeling.

Wij gaan uit van de kracht van de or. We willen hier bewust niet stilstaan bij de onmogelijkheden of beperkingen van een or, want die blijken in de praktijk voor or-en nogal eens te werken als een excuus. Echter een or die zich inzet en gelooft in eigen kunnen boekt resultaten!

De opzet van de Checklist Strategisch Advies

Voor de opzet van deze checklist gebruiken we vijf invalshoeken die elk een belangrijk aspect van de advisering belichten. Elke invalshoek wordt opgesplitst in vervolgvragen. De or krijgt door het stellen van deze vragen aan de bestuurder inzicht in de beweegredenen van een voorgenomen besluit tot reorganisatie. Vragen stellen is een werkwijze die niet alleen leidt tot het verkrijgen van antwoorden, maar ook aanzet tot reflectie bij de vraagsteller én de beantwoorder. Zie ook: Algemene advies-checklist art 25

Definitie van het begrip 'strategie'

De term 'strategie' wordt hier gebruikt voor een 'doelgerichte werkwijze'. Dat wil zeggen dat de directie een doel moet hebben en daar een passende werkwijze bij moet aangeven. Als de or een adviesaanvraag krijgt gaat het dus om deze twee punten.

De werkwijze bij een adviesaanvraag

De or moet volgens de wor een adviesaanvraag krijgen voor een belangrijke verandering in de organisatie. Zie ook: toelichting adviesrecht. Voor een dergelijke verandering (ook wel reorganisatie genoemd) moeten beweegredenen worden aangegeven. Daar ligt de aansluiting naar de strategie. De or kan een voorlopig advies uitbrengen. De kern daarvan is dat de or vragen over de plannen stelt. De or adviseert dan (nog) niet maar doet dat later na beantwoording van de vragen. De or kan dat meerdere keren doen tot de vragen helder beantwoord zijn.

De directie kan pas een definitief besluit nemen als er een overlegvergadering is geweest. Daar moeten vertegenwoordigers van de Raad van Commissarissen of de Raad van Toezicht aanwezig zijn óf de naast hogere leidinggevende in het concern. In de overlegvergadering komen de vragen van de or aan de orde. Beter is nog, dat voorafgaand aan de overlegvergadering er antwoorden op schrift gegeven worden die dan verder besproken worden in de overlegvergadering.

Een besluit kan genomen worden door de directie na het definitieve advies van de or. Als dat besluit afwijkt van het advies dan moet de directie aangeven waarom er afgeweken is van het advies en bovendien moet de directie de uitvoering van het besluit tenminste een maand uitstellen (een maand te rekenen vanaf de dag dat de or van het besluit in kennis is gesteld). De or kan van deze zogenaamde 'opschorting' afzien. Zie ook: de voorwaarden voor het adviesrecht

Voor alle overleg- en or-vergaderingen geldt dat de verslaglegging aan de achterban goed en snel moet verlopen. Daarmee laat de or de achterban over de schouder meekijken en dat maakt de besprekingen voor de directie formeel en publiek. Zie ook: Artikelen in de WOR over de bijzondere bevoegdheden van de or

Procedure adviesaanvraag: vijf controlepunten

Voorafgaand aan de adviesaanvraag

Het voortraject van de reorganisatieplannen is belangrijk, want die plannen moeten al in een overlegvergadering met een vertegenwoordiging van de de RvC of RvT zijn besproken. Dan al kan de or een verdere uitleg vragen over de strategie van de onderneming. Daarna komt de adviesaanvraag aan bod. De eerste fase van de adviesaanvraag is de toets of de adviesaanvraag compleet is. Dit is misschien wel de belangrijkste fase. Is adviesaanvraag niet compleet dan heeft de or een achterstand gedurende de gehele adviesprocedure. Zie ook: wetsartikelen in de WOR betreffende het overleg met de ondernemingsraad.

Adviesaanvraag moet juist zijn

Bij het indienen van de adviesaanvraag moet nauwkeurig nagegaan worden of de vorm en inhoud voldoen aan de daarvoor gestelde eisen in art 25. Lees verder over het opstellen van de adviesaanvraag

1. Besluitvormingsproces:

• wanneer worden beleidsvoornemens met de or gedeeld zie: 'voorafgaand aan de advies aanvraag art 24 lid 1';

• is de adviesaanvraag een onderdeel van meeromvattende besluitvorming;

• indien het voorgenomen besluit een onderdeel is van een besluitvormingsproces, kan aangegeven worden op welke manier de adviesaanvraag een onderdeel vormt van dit besluitvormingsproces en hoe het vervolg van het traject wordt afgewikkeld;

• wat is het vervolg van het besluitvormings- en medezeggenschapstraject.

2. Beweegreden voor het besluit

• schets van de huidige situatie met daarin de interne en externe problemen waar het voorgenomen besluit zich op richt
• de knelpunten die verwacht worden voor de onderneming;
• het doel of de doelen die bereikt moeten worden.

3. Voorgenomen besluit

• voorgestelde oplossing, alsmede de consequenties voor de organisatie;

• reden voor juist die oplossing, wat is de noodzaak? Wat gebeurt er als het niet wordt gedaan, met een afweging ten aanzien van eventuele alternatieven?

• gewenste ingangsdatum en de gewenste datum van advies.

4. Personele gevolgen van het voorgenomen besluit:

• consequenties, waaronder personele gevolgen in kwantitatieve en kwalitatieve zin, wijziging in functies bevoegdheden, beloning, kwalificaties van functies en dergelijke;

• aangegeven moet worden welke regelingen uit het sociaal beleid, CAO, sociaal statuut, sociaal plan e.d. van toepassing zijn.

5. De te nemen maatregelen met het oog op de personeel gevolgen:

• hoe worden deze consequenties opgevangen, procedure en inhoud, bijvoorbeeld door middel van opleidingen en dergelijke. Voorts moet worden aangegeven welke regelingen uit het sociaal beleid, cao sociaal statuut, sociaal plan e.d. van toepassing zijn.

Voldoet de adviesaanvraag niet aan deze voorschriften, dan moet de adviesaanvraag eerst compleet gemaakt worden voordat de or deze in behandeling neemt.De bestuurder kan dan tegemoet komen aan de vragen, opmerkingen en eisen van de or. Want er moet een advies gevraagd worden conform de Wet or. Met name het deel dat gaat over de beweegredenen voor het voorgenomen besluit zijn de strategische kanten van de voorgenomen besluiten. Het gaat hier om de inzichten in de externe oorzaken en de argumenten voor het te nemen besluit. Welk doel beoogt de bestuurder? In het advies kan de or daar uitvoerig op in gaan, maar dan moet de informatie daarover wel compleet zijn.

Geen voorbarig oordeel

Geef geen positief of een negatief advies of oordeel, maar maak in het advies het verschil zichtbaar tussen de beweegredenen van het voorgenomen besluit en de strategische visie van de or. De situatie in de onderneming is nooit zwart of wit, goed of kwaad, positief of negatief. Het gaat altijd om nuances en verschillen en in dit geval over het verschil van inzicht in de gewenste strategie. De or kan hierbij de hulp inroepen van een externe adviseur. Een eigen strategie van de or voor de onderneming is niet echt noodzakelijk want de or kan ook vragen stellen en suggesties doen. lees hier verder voor diepgaande beschouwing

Meestal zal een andere strategie ook tot andere voorgenomen besluiten leiden. In dat geval moet de directie een nieuwe adviesaanvraag indienen en begint het traject opnieuw. Het gaat erom de inhoudelijke discussie op gang te krijgen. Laat de directie de eigen strategie maar uitleggen, dan komt dat in de notulen en wordt verspreid onder het personeel.

Ook als de directie doorgaat met de besluitvorming en de or er geen vinger achter krijgt, kan de or op basis van de notulen toch weer de strategie agenderen en daarop doorgaan. Er ontstaat voor de directie ook een andere situatie als de or niet volstaat met een positief of negatief oordeel over het voorgenomen besluit, want dan is de discussie over het besluit voorbij en hoeft de directie niets meer uit te leggen.

De or heeft de mogelijkheid om een voorlopig advies op te stellen en dat eerst in de overlegvergadering te bespreken. Na de bespreking kan er aanleiding zijn om het advies inhoudelijk te wijzigen. Het siert de or daar niet geheimzinnig over te doen. Het toont immers aan dat de overlegvergadering voor de or niet voor niets geweest is.

De uitvoeringsbesluiten

Als de adviesaanvraag over een complex probleem gaat dan ligt het voor de hand dat de directie niet alle aspecten van het te nemen besluit vooraf kan uitzoeken of weten. Sommige onderdelen kunnen pas uitgezocht worden als daarvoor de voorgaande besluiten genomen zijn. Er is dan een volgorde in de besluitvorming, de wetgever noemt de latere besluiten die volgen uit de voorgaande de uitvoeringsbesluiten. Hierover moet de directie opnieuw adviesaanvragen indienen. Maar het besluitvormingsproces begint met de strategische keuzen voorafgaand aan die uitvoeringsbesluiten. Daar ligt de echte meerwaarde van de or.

Na het advies van de or

Voordat de directie of bestuurder besluiten neemt moet er tenminste één overlegvergadering gehouden worden. Na dit overleg neemt de bestuurder besluiten en geeft aan waar het besluit afwijkt van het advies van de or en waarom dat het geval is. Legt de or de nadruk op de strategische kant van de adviesaanvraag dan biedt dat de directie de kans om uit te leggen waarom dat advies of dat deel van het advies van de or niet gevolgd wordt. Is er een grondig meningsverschil dan ziet de directie ook wel aankomen dat straks de opschortingstermijn in acht genomen moet worden. En op vertraging in de besluitvorming zit geen enkele directie te wachten. Bij grondige verschillen van inzicht over de strategie moet de or dus laten blijken dat men ook zeker de opschortingstermijn zal gebruiken en wellicht ook gebruik zal maken van de juridische mogelijkheden. De bestuurder kan dit voorkomen door in deze verplichte overlegvergadering als nog tot (meer) overeenstemming met de or te komen. Zeker als de toezichthouders hem op de vingers kijken.

Waarom de toezichthouders?

Bij de behandeling van de adviesaanvraag in de overlegvergadering moeten toezichthouders aanwezig zijn. Dat is van belang om een overeensteming tussen or een directie en or over het advies van de or te verkrijgen. Deze toezichthouders zullen conflicten tussen directie en de or willen vermijden en zullen niet publiekelijk de or aanvallen. Er wordt immers verslag van gedaan aan de achterban. Als er een conflict ontstaat zal in de rechtszaal worden gevraagd waarom de toezichthouders dat hebben laten gebeuren.

Opschortingstermijn is cruciaal

Komt het advies van de or niet overeen met het besluit van de bestuurder dan is deze verplicht om de uitvoering van het besluit een maand op te schorten. De termijn gaat één dag nadat de or van het besluit in kennis is gesteld in. De bestuurder kan deze termijn vermijden door tegemoet te komen aan de wensen van de or. Toezeggingen doen over het opheffen van termijn door de or moet dus veel opleveren voor de or. Hier vindt het onderhandelen over de strategie plaats.

Uiteindelijk een rechtsgang

De directie geeft aan waarom er in het definitieve besluit afgeweken wordt van het advies van de or. Bestaat het advies uit belangrijke strategische vragen van de or, dan gaat de directie in op die vragen. Doet de directie dat niet of naar de mening van de or onvoldoende, dan gaat de or naar de ondernemingskamer van het gerechtshof te Amsterdam en vervolgens naar de Hoge Raad. De or kan ook nog de vakbonden te hulp roepen en samen een beroep doen op het enquêterecht. Het doel van de or is: de beïnvloeding van de strategische visie van de directie. Misschien blijven er verschillen bestaan maar is er wel een diepgaande gedachtenwisseling geweest. Het gaat uiteindelijke om het optimale resultaat voor beide en niet om het maximale resultaat of het eigen gelijk. Zie ook: geschillenregeling adviesrecht

Gebruik de mogelijkheden

Als de or gebruik maakt van de procedure-mogelijkheden uit de wet neemt komt de directie in de knal met de tijdsplanning. Dat beïnvloedt de verdere houding van de directie wellicht ten goede. Hoever uw or daarmee wil gaan moet u zelf bepalen, maar hoe duidelijker u stelling neemt, hoe meer invloed uw or heeft.